Descripción general del caso

Una clínica privada de Canelones buscaba optimizar la gestión de turnos y la comunicación con pacientes. El personal administrativo dedicaba gran parte de su jornada a confirmar citas, responder consultas repetitivas y organizar la agenda de médicos. Con el fin de reducir la carga operativa y mejorar la experiencia del paciente, se implementó un sistema de automatización adaptado a su dinámica.

Desafío

El mayor problema era la sobrecarga en la recepción. Cada día ingresaban decenas de llamadas para coordinar o cancelar turnos, lo que derivaba en demoras, pacientes insatisfechos y errores en la agenda. Además, muchos recordatorios no llegaban a tiempo, aumentando el ausentismo. La dirección necesitaba una solución confiable, que simplificara la atención sin requerir grandes cambios tecnológicos ni capacitación compleja del personal.

Solución Aportada

Se creó un flujo de automatización que integró WhatsApp, correo y el sistema de agenda médica. Los pacientes reciben confirmaciones y recordatorios automáticos de turnos, además de la posibilidad de reprogramar sin necesidad de llamar.

Se implementó un chatbot capaz de responder preguntas frecuentes sobre horarios, médicos disponibles y coberturas. La clínica recibe reportes semanales con estadísticas de asistencia y cancelaciones, lo que permite ajustar la planificación.

Beneficios clave

La solución permitió reducir la carga administrativa y mejorar notablemente la experiencia de los pacientes. Entre los beneficios principales se destacan:

• Recordatorios automáticos: reducción del ausentismo gracias a notificaciones previas por WhatsApp y correo.
• Recepción más eficiente: menos llamadas de coordinación, más tiempo para atender casos presenciales.
• Mejor experiencia del paciente: respuestas rápidas y claras a consultas frecuentes sin esperar en línea.
• Agenda sincronizada: actualización automática en tiempo real para médicos y administrativos.
• Estadísticas de asistencia: reportes claros que facilitan la gestión de recursos y personal.
• Escalabilidad: posibilidad de sumar nuevos servicios (encuestas de satisfacción, pagos online, etc.).

Resultados

En el primer mes, la clínica logró una reducción del 45 % en ausentismo y una disminución del 60 % en llamadas de coordinación de turnos. Los pacientes destacaron la rapidez y comodidad de recibir recordatorios y la posibilidad de reprogramar fácilmente. El personal administrativo ahora dedica más tiempo a la atención presencial y menos a tareas repetitivas, lo que generó un ambiente de trabajo más eficiente y organizado.