Descripción general del caso

Una reconocida inmobiliaria de Montevideo enfrentaba dificultades para gestionar el creciente volumen de consultas recibidas por múltiples canales: sitio web, WhatsApp, redes sociales y portales inmobiliarios. El equipo de ventas debía responder manualmente cada mensaje, lo que generaba demoras, pérdida de clientes potenciales y una sobrecarga de trabajo administrativo. Con el objetivo de mejorar la atención, reducir errores y aprovechar al máximo cada oportunidad comercial, se implementó un sistema de automatización integral diseñado a la medida de sus procesos internos..

Desafío

El principal problema era la falta de centralización de datos y seguimiento de clientes. Muchas consultas quedaban sin responder o se perdían entre correos y chats. Además, el agendamiento de visitas se hacía en planillas manuales, lo que ocasionaba confusiones y duplicación de tareas. El equipo directivo necesitaba una forma confiable de medir resultados en tiempo real y de reducir la carga operativa, sin tener que invertir en un sistema complejo y costoso que demandara capacitación extensa.

Solución Aportada

Se desarrolló un flujo de automatización utilizando integraciones en n8n que conectaron los principales canales de contacto de la inmobiliaria. Todas las consultas se centralizan ahora en una única base de datos y son derivadas automáticamente al agente correspondiente. Se incorporó un chatbot inteligente en WhatsApp y en la web, capaz de responder preguntas frecuentes, pre-calificar clientes y ofrecer horarios disponibles.

Además, se configuraron recordatorios automáticos para visitas y reportes diarios enviados por correo al equipo de dirección.

Beneficios claves

La automatización no solo agilizó la gestión interna de la inmobiliaria, sino que también permitió brindar un servicio más ágil y profesional a los clientes. Entre los principales beneficios obtenidos destacan:

• Atención 24/7: respuestas inmediatas a consultas, incluso fuera de horario laboral.
• Centralización de datos: toda la información de clientes en un solo lugar, sin duplicaciones.
• Agendamiento inteligente: visitas programadas automáticamente con confirmaciones y recordatorios.
• Mejora en la productividad: reducción significativa de tareas repetitivas para los vendedores o representantes.
• Visión estratégica: reportes automáticos con métricas de consultas, propiedades más vistas y rendimiento de cada vendedor.
• Escalabilidad: el sistema puede ampliarse fácilmente para incluir nuevos canales o servicios sin cambios drásticos.

Resultados

En las primeras semanas de funcionamiento, la inmobiliaria registró un aumento del 35% en el seguimiento de clientes y una reducción del 50% en el tiempo destinado a tareas administrativas. El chatbot respondió con éxito más del 70% de las consultas frecuentes, liberando a los agentes para enfocarse en cierres de ventas y alquileres. Gracias a los reportes automáticos, la dirección cuenta ahora con datos precisos y en tiempo real para la toma de decisiones. Esto se tradujo en un flujo de trabajo más eficiente y una experiencia más profesional para los clientes.